Con el fin de registrar y controlar los inventarios, de acuerdo con la magnitud de los negocios, el volumen de ventas y de existencias de mercancías, los comerciantes pueden elegir el sistema que mejor se adapte a sus necesidades. Los sistemas más utilizados son:
Sistema de inventario periódico o juego de inventarios.
El costo de lo vendido en el sistema de juego de inventarios se determina tomando el valor del inventario inicial, más el costo de las mercancías compradas, menos el inventario final. Este juego de inventarios debe realizarse como mínimo una vez al año para efectos fiscales.
Inventario inicial: es la relación detallada y minuciosa de las existencias de mercancías que tiene una empresa al iniciar sus actividades, después de hacer un conteo físico.
Inventario Final: Es la relación de existencias al finalizar un periodo contable.
Sistema de inventario permanente o continuo.
Mediante este sistema la empresa conoce el valor de la mercancías en existencia y además se conoce el costo de la mercancía vendida en cualquier momento, sin necesidad de realizar un inventario físico, porque los movimientos de compraventa de mercancías se registran directamente en la cuenta de mercancías no fabricadas por la empresa, a precio de costo.
La empresa que adopta este sistema requiere un fichero o auxiliar de mercancías denominado kardex, en el cual se registra cada artículo como subcuenta de la cuenta mercancías. La suma de los saldos de cada subcuenta da el saldo de mercancías, por esta razón este sistema recibe el nombre de Inventario permanente o continuo y es utilizado manualmente por las empresas que tienen una reducida variedad de mercancías.
Cuando las empresas tienen en existencia una gran variedad de artículos con distintas referencias, para controlar las mercancías es conveniente llevar un kardex sistematizado.
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