EL ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO

El estado de flujo de efectivo es un estado financiero básico que muestra el efectivo generado y utilizado en las actividades de operación, inversión y financiación. El efectivo está conformado por el dinero disponible en caja y en bancos y el equivalente de efectivo por los depósitos e inversiones con vencimiento no superiores a tres meses. Las entradas de efectivo constituyen un aumento y la salida una disminución.

EL ESTADO DE CAMBIO EN LA SITUACION FINANCIERA

Es un estado que muestra los cambios y las causas de esos cambios, el movimiento y aplicación de los recursos provenientes de las operaciones y de otras fuentes.
Este informe financiero permite observar la circulación de los fondos de la empresa en un periodo contable; en él se refleja la práctica de la partida doble; se incluyen cambios originados en unas partidas que han producido cambios en otras; muestran la causa y el efecto de las variaciones de las partidas del balance, donde se generaron los fondos y donde s aplicaron.

ESTADO DE CAMBIOS EN ELPATRIMONIO O ESTADO DE SUPERAVIT

El estado de cambio en el patrimonio es un estado financiero que refleja el saldo inicial, el movimiento y el saldo final de cada una de las partidas que conforman el patrimonio, permitiendo conocer la variación durante el periodo contable de capital, superávit de capital, reserva, revalorizaciones y utilidades entre otras.

ESTADOS DE RESULTADOS

Es un estado financiero que refleja la operación de la empresa en un lapso de tiempo determinado para dar a conocer detallada y ordenadamente el resultado del ejercicio contable.
El estado de resultados está compuesto por las cuentas nominales, transitorias o de resultado, o sea, las cuentas de ingresos, gastos y costos. Los valores deben corresponder exactamente a los resultados ajustados del libro mayor y de los libros auxiliares, o a los valores que aparece en la sección ganancias y pérdidas de la hoja de trabajo.

BALANCE GENERAL

Es un estado financiero básico que informa en una fecha determinada la situación financiera de la empresa, al presentar en forma clara el valor de sus propiedades y derechos, sus obligaciones y su patrimonio, valuados y elaborados de acuerdo con el decreto 2649 de 1993.
En el balance solo aparece las cuentas reales y sus valores deben corresponder exactamente a los saldos ajustados del libro mayor y libros auxiliares. Los datos pueden trasladarse directamente a la columna Balance General de la hoja de trabajo.
El Balance General debe elaborarse por lo menos una vez al año y con fecha 31 de diciembre, certificados por los responsables: Gerente, Contador y Revisor Fiscal. Cuando se trate de sociedades, debe ser aprobado por la Asamblea General o Junta de socios, según el caso.

NOMINA

Es un documento en el cual el empleador relaciona salario, deducciones, valor neto pagado, aportes parafiscales y apropiaciones de los trabajadores que han laborado en un periodo determinado, ya sea por semanas, década, quincena o mes. El formato de la nomina contiene lo siguiente:

•Encabezamiento, con el nombre del empleador, el nombre del documento y el periodo de pago.
•Esquema central, con dos partes, primera parte:

Nombre y cargo del empleador
Días laborados
Valor devengado
Deducciones
Neto pagado
Firma y documento de identidad de los empleados.

Segunda parte:
Aportes parafiscales, salud, riesgos profesionales y fondo de pensiones.
Apropiaciones para prestaciones sociales.

•Firma de quien labora, revisa y aprueba.

METODO UEPS O LIFO

Significa la ultima mercancía en entrar, primera en salir o LIFO este método tiene como fundamento el supuesto de que los últimos artículos adquiridos son los primeros que se venden.

METODO PEPS O FIFO

Aplicado a la mercancía, significa primera en entrar, primera en salir; o FIFO este método se basa en la hipótesis de que la primera mercancía que se compra es la primera que se vende.

METODO DEL PROMEDIO PONDERADO

Este método consiste en hallar el costo promedio de cada uno de los artículos que hay en el inventario, cuando dichas unidades son idénticas en apariencia pero no en el precio de adquisición, por cuanto sean comprados en distintas épocas y a diferentes precios.

METODOS PARA LA VALORACION DE INVENTARIOS DE MERCANCIAS

Las empresas deben valorar sus mercancías para determinar el costo de sus inventarios, el costo de ventas y la utilidad en ventas en cada periodo contable.

SISTEMAS DE INVENTARIOS

Con el fin de registrar y controlar los inventarios, de acuerdo con la magnitud de los negocios, el volumen de ventas y de existencias de mercancías, los comerciantes pueden elegir el sistema que mejor se adapte a sus necesidades. Los sistemas más utilizados son:

Sistema de inventario periódico o juego de inventarios.

El costo de lo vendido en el sistema de juego de inventarios se determina tomando el valor del inventario inicial, más el costo de las mercancías compradas, menos el inventario final. Este juego de inventarios debe realizarse como mínimo una vez al año para efectos fiscales.

Inventario inicial: es la relación detallada y minuciosa de las existencias de mercancías que tiene una empresa al iniciar sus actividades, después de hacer un conteo físico.

Inventario Final: Es la relación de existencias al finalizar un periodo contable.


Sistema de inventario permanente o continuo.

Mediante este sistema la empresa conoce el valor de la mercancías en existencia y además se conoce el costo de la mercancía vendida en cualquier momento, sin necesidad de realizar un inventario físico, porque los movimientos de compraventa de mercancías se registran directamente en la cuenta de mercancías no fabricadas por la empresa, a precio de costo.

La empresa que adopta este sistema requiere un fichero o auxiliar de mercancías denominado kardex, en el cual se registra cada artículo como subcuenta de la cuenta mercancías. La suma de los saldos de cada subcuenta da el saldo de mercancías, por esta razón este sistema recibe el nombre de Inventario permanente o continuo y es utilizado manualmente por las empresas que tienen una reducida variedad de mercancías.

Cuando las empresas tienen en existencia una gran variedad de artículos con distintas referencias, para controlar las mercancías es conveniente llevar un kardex sistematizado.

INVENTARIOS

En las empresas comerciales, cuyo objeto social es la compraventa de mercancías, los inventarios deben ser valorados y controlados técnicamente, ya que son fundamentales para determinar los resultados del ejercicio.

CONTABILIZACION DE LA RETENCION EN LA FUENTE

Para contabilizar la retención en la fuente se utilizan dos tipos de cuentas:

Cuando la empresa retiene, afecta la cuenta de pasivo 2365, denominada retención en la fuente.

Cuando la empresa le retiene, afecta la cuenta de Activo 1355, denominada Anticipo de Impuestos y contribuciones o saldos a favor (retención en la fuente).

CUANDO NO SE EFECTUA RETENCION EN LA FUENTE

Según el artículo 369 del estatuto e, no están sujetos a retención en la fuente:
Los pagos o abonos en cuenta que se efectúen a:
La nación, los departamentos, el distrito capital, los municipios, las empresas industriales y comerciales del Estado del orden departamental y municipal y demás establecimiento oficiales descentralizados, siempre y cuando no se señalen en la ley como contribuyentes.

No son contribuyentes: entidades sin ánimo de lucro, fondos de inversión, fondo de valores y los fondos comunes que administren las entidades fiduciarias, los fondos parafiscales, agropecuario y pequero que no se consideran contribuyentes del impuesto de renta y complementarios; los fondos de pensiones, de jubilación e invalidez y los fondos de cesantías; y las asociaciones gremiales cuando no realicen actividades industriales y de mercadeo.
Los pagos o abonos en cuenta que por disposición especiales sean exentos en cabeza del beneficiario.
Los pagos o abonos en cuenta respecto de los cuales deba hacerse retención en la fuente en virtud de disposiciones especiales por otros conceptos.

OBLIGACIONES DE LOS AGENTES RETENEDORES

•Retener cuando realicen un pago o abono en una cuenta sujeta a retención.
•Consignar a favor de la DIAN el valor retenido en los lugares y dentro de los plazos establecidos.
•Expedir certificados sobre las retenciones practicadas.
•Llevar registros contables en donde conste las retenciones practicadas, así como los montos cancelados a la administración tributaria.

AGENTES RETENEDORES

•Las entidades de derecho público, los fondos en general, consorcios y uniones temporales, comunidades organizadas, notarios y oficinas de transito, entidades emisoras de tarjetas de crédito ( o entidades pagadoras de las tarjetas), la nación, los departamentos y entidades del estado, entre otras.
•Las personas jurídicas y sociedades de hecho.
•Las uniones temporales.
•Las personas naturales que tengan la calidad de comerciantes y que en el año inmediatamente anterior haya tenido un patrimonio bruto o ingresos superiores a 534.7500 (valor año base 2003).

RETENCION EN LA FUENTE

Es un mecanismo de recaudo anticipado de los impuestos de renta y complementarios, por el cual una persona natural o jurídica llamada agente de retención deduce a otra llamada sujeto pasivo de retención un porcentaje determinado del valor por pagar al contado o a crédito, en compras, y otros pagos sometidos a retención. La retención en la fuente se aplica sobre el valor del bien o servicio sin incluir el impuesto sobre las ventas.

PLAN DE CUENTAS

El plan único de cuentas busca la uniformidad en el registro de las operaciones económicas realizadas por los comerciantes, con el fin de permitir la transparencia de la información contable y, por consiguiente, su claridad, confiabilidad y comparabilidad.

CATALOGO DE CUENTAS: Contiene la relación ordenada de las clases, grupos, cuentas y subcuentas del activo, pasivo, patrimonio, ingresos, gastos, costo de ventas, costos de producción o de operación y cuentas de orden, identificadas por un código numérico y su respectiva denominación.
El plan está estructurado a partir de los siguientes niveles

CLASE El primer digito
GRUPO Los dos primeros dígitos
CUENTA Los cuatro primeros dígitos
SUBCUENTA Los seis primeros dígitos
AUXILIARES Con siete o mas dígitos

Las clases que identifican el primer digito son:
CLASE 1 Activo
CLASE 2 Pasivo
CLASE 3 Patrimonio
CLASE 4 Ingresos
CLASE 5 Gastos
CLASE 6 Costos de venta
CLASE 7 Costos de producción o de operación
CLASE 8 Cuentas de orden deudoras
CLASE 9 Cuentas de orden acreedores


Las clases 1,2 y 3 corresponden las cuentas que conforman el balance general; las clases 4,5,6 y 7 corresponden a las cuentas de estados de resultados, y las clases 8 y 9 detallan las cuentas de orden.

LAS CUENTAS

Las cuentas representan las propiedades, derechos y deudas de una empresa en una fecha determinada; así mismo, los ingresos, los costos, los gastos y las utilidades en un periodo determinado.

De acuerdo con su naturaleza, las cuentas se clasifican en reales o de balance, nominales o de ganancias y pérdidas, y de orden.

LA CONTABILIDAD COMO SISTEMA DE INFORMACION

La contabilidad organizada como sistema integrado, puede esquematizar de la siguiente manera:
Generación de documentos soportes: Incluye las transacciones de incidencia contable económico y financiera (contable) y las transacciones de incidencia de control (inventarios de productos y activos fijos).
Programas: Son las operaciones que realiza el computador para la acumulación de saldo en cuentas de nivel superior, y el cálculo de estados financieros.
Salidas: Son los reportes auxiliares y oficiales que presentan la cifras presupuestales, contables, financieras, económicas de la empresa. Los productos finales como son los libros oficiales, elaborados con técnicas adecuadas y uniformes, de las transacciones económico-financiera acontecidas durante el ejercicio, como también aquellas que afecten o puedan afectar el patrimonio de la empresa en periodos subsecuentes.

IMPORTANCIA DE UN BUEN SISTEMA DE INFORMACION

Está formado por un conjunto de elementos interrelacionados que procesan la información contable por medio de un software especializado, para satisfacer los propósitos y necesidades de los usuarios internos o externos de la Empresa. Opera automáticamente, organizando la información en una base de datos central, permitiendo alcanzar los máximos niveles de eficiencia, también produce los estados financieros parciales y totales del periodo fiscal que muestran la gestión y situación patrimonial de las Empresas, con opción de consolidarlo en periodos fiscales, de acuerdo a los calendarios de la administración de impuestos.

SISTEMAS DE INFORMACION COMPUTALIZADO

Los procesos relativos a la información contable nos permite agilizar la toma de decisiones a todo nivel en la Empresa. Involucra desde la recesión de documentos, grabación y almacenamiento, hasta los procesos automatizados, que permite obtener y consultar de inmediato los movimientos bancarios, de facturación, cartera, inventarios, nomina y análisis financiero.

TRAMITES LEGALES DE LOS COMERCIANTES

Los comerciantes legalmente establecidos, o sea matriculados en la cámara de Comercio, para tener derecho a ejercer su actividad, de acuerdo con las normas de cada municipio o distrito, deben tramitar los siguientes documentos.
1. El RUT ante la DIAN.
2. La Matricula Mercantil ante la Cámara de Comercio
3. La matricula de industria y comercio ante la tesorería municipal.
4. La patente de sanidad expedida por la secretaria de salud pública.
5. El certificado del cuerpo de bomberos.
6. Los certificados expedidos por las oficinas de planeación municipal y de obras públicas de acuerdo con la actividad u objeto social del comerciante.
7. El paz y salvo de Sayco y Acimpro.

OBLIGACIONES DE LOS COMERCIANTES

1. Matricularse en el registro mercantil.
2. Inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exige esa formalidad.
3. llevar contabilidad regular de sus negocios conforme a las prescripciones legales.
4. Conservar, con arreglo a la ley, la correspondencia y documentos relacionados con sus negocios o actividades.
5. abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal.

LOS COMERCIANTES

Son comerciantes las personas que profesionalmente se ocupan en alguna de las actividades que la ley considera mercantiles. La calidad de comerciante se adquiere aunque la actividad mercantil se ejerza por medio de apoderado, intermediario o interpuesta persona.

CLASIFICACION DE LAS EMPRESAS

Según su objetivo:
Con ánimo de lucro: con el desarrollo de su objeto social pretendan una utilidad.
Personas Naturales: Denominadas también empresas de propietario único.
Personas Jurídicas: Empresas de propiedad de dos o más personas llamadas socios.
Empresas Unipersonales: Persona natural o jurídica que reuniendo los requisitos legales para ejercer una actividad mercantil o no, destina parte de sus activos para la realización de la misma. La empresa unipersonal una vez inscrita en el registro mercantil forma una persona jurídica.


Sin Ánimo Lucro: El objeto social se fundamenta en la presentación de un servicio específico como salud, educación y otros.

EMPRESA

En toda empresa, grande o pequeña, deben existir tres factores para que pueda realizar su actividad: Persona, capital y trabajo.
El factor persona: representa el talento humano, conformado por los propietarios, los administradores y los trabajadores que laboren en la empresa.
El capital: lo constituyen los aportes que hacen los propietarios de la empresa, y puede estar representado en dinero en efectivo, mercancías, maquinaria, equipo de tecnología, muebles y otros bienes.
El trabajo: Es la actividad que realizan las personas para lograr el objetivo de la empresa, el cual puede ser la administración, la producción de bienes, la compraventa de mercancías o la prestación de un servicio.

CLASIFICACION DE LA CONTABILIDAD

El campo de acción de la contabilidad es muy amplio, tanto como las actividades del quehacer humano. La contabilidad, según el tipo de empresa en la que se aplique, puede ser: Pública, de servicios, comercial, de costos, social y ambiental.

Contabilidad Pública: proporciona los mecanismos para registrar las actividades económicas de las empresas estatales y se rige por las normas que para el efecto expida su organismo rector, la Contaduría General de la Nación.
Contabilidad de Servicios: Registra las actividades económicas desarrolladas por las empresas dedicadas a la prestación de servicios. Entre ellas se encuentran la contabilidad bancaria, hotelera, y de seguros.
Contabilidad Comercial: Registra y controla las actividades que giran alrededor de la compraventa de mercancías en las empresas comerciales.
Contabilidad de Costos: Registra las operaciones económicas que determinan el costo de los productos semielaborados y terminado, en las empresas industriales.
Contabilidad Social: Es un subsistema de contabilidad que mide, registra y comunica la información relacionada con los esfuerzos sociales y el impacto de la entidad en la sociedad, tanto al interior de la empresa como en la comunidad.
Contabilidad Ambiental: Es un sistema que permite identificar, el impacto de las actividades del negocio sobre el ambiente, con el fin de establecer programas y prácticas en cumplimiento de la política medio ambiental.

CONTABILIDAD

La contabilidad es un sistema de información que permite recopilar, clasificar y registrar, de una forma sistemática y estructural, las operaciones mercantiles realizadas por una empresa, con el fin de producir informes que, realizados e interpretados, permitan planear, controlar y tomar decisiones sobre la actividad de la empresa.

OBJETIVOS

Obtener en cualquier momento una información ordenada y sistemática sobre el desenvolvimiento económico y financiero de la empresa.
Establecer en términos monetarios, las cuantías de los bienes, deudas y el patrimonio que posee la empresa.
Llevar un control de los ingresos y egresos.
Facilitar la planeación, organización y dirección de los negocios; ya que no solo da a conocer los efectos de una operación mercantil, sino que permite prever situaciones futuras.
Determinar las utilidades o pérdidas obtenidas al finalizar el ciclo contable.
Servir de fuente fidedigna de información ante terceros (Proveedores, Bancos y Estado).
Ejercer control sobre las operaciones del ente económico y fundamentar la determinación de cargas tributarias, precios y tarifas.

JUSTIFICACIÓN

La contabilidad surge como respuesta a la necesidad de llevar un control financiero de la empresa, pues proporciona suficiente material informativo sobre su desenvolvimiento económico y financiero, lo que permite tomar decisiones que llevan a un manejo óptimo del negocio.
El estado ejerce un control sobre las empresas a través de la contabilidad; por ello, exige llevar libros de contabilidad. Esto se manifiesta en los siguientes artículos del Código de Comercio: Art 19, numeral 3: Es obligación de todo comerciante llevar contabilidad de sus negocios conforme a las prescripciones legales; Art 48: Todo comerciante conformara su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones del código y demás normas sobre la materia.

PRINCIPIOS BASICOS DE LA CONTABILIDAD

De conformidad con el artículo 6 de la ley 43 de 1990 se entiende por principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia, el conjunto de conceptos básicos y de reglas que deban ser observados al registrar e informar contablemente sobre los asuntos y actividades de personas naturales o jurídicas.
Apoyándose en ellos, la contabilidad permite identificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar, las operaciones de un ente económico en forma clara, completa y fidedigna.

IDENTIFICACIÓN DEL CURSO CONTABILIDAD GENERAL

INSTITUTO TOLIMENSE DE FORMACIÓN TÉCNICA PROFESIONAL “ITFIP”


1. IDENTIFICACIÓN


FACULTAD: INGENIERÍA Y CIENCIAS AGROINDUSTRIALES
PROGRAMA: SISTEMAS Y COMPUTACIÓN
ASIGNATURA: CONTABILIDAD GENERAL
UBICACIÓN: QUINTO SEMESTRE
CÓDIGO: AE0506
No. CRÉDITOS: 2
PRERREQUISITOS: NINGUNO